一行将乘坐部长办公车前往古河，部长办公车加挂在京城至松江的旅客列车尾部，于当晚18时45分从京城发车。次日中午11时45分到达古河车站，请辽东铁路局做好相关的迎接和接待工作。
部长办公车是一节专用的软包办公车厢，车上有用于休息的软卧包厢，专用的办公室和会议室等设施，还有数个随行人员休息的软卧包厢，在车上就可以直接办公。辽东铁路局接到通知后，当即指示松江铁路分局做好部长出行的接待和服务工作，京城至松江的这趟列车是由松江铁路分局松江列车段担当乘务的，班组正在京城停留。晚上乘务这趟返程的列车。
指示一级一级的向下传达，最后落实到松江列车段的头上，按照规定，有部领导和局主要领导乘车。必须由段长亲自添乘，可段长现在往京城赶显然是来不及了，好在松京车队的车队长苏月华正在这趟车上添乘，段长亲自往京城乘务员公寓打电话。向苏月华传达上级的指示，指示她做了接待和服务工作，在京城备足特餐的餐料。保证部长一行的饮食供应，一点差错都不准出。段长将乘坐最近的列车到锦城车站迎会她们那趟列车，亲自上车添乘。
辽东铁路局长张勇立即主持召开了一个短会，最后决定京城至松江的旅客列车到达辽城后，在部长办公车的前部再加挂一节软卧车厢，供张局长等陪同人员使用，这节软卧车厢的整备和乘务工作指定由辽城列车段担当，辽城列车段段长上车添乘。
与此同时，桐水铁路分局和古河站都接到了相关的通知，各部门纷纷行动了起来，做着最后的准备工作。
对于接待常部长的具体工作，肖远航和黄勇、罗光喜反复的研究过几次，认为常部长到古河后不宜下榻在站前的古苑酒家，还是下榻在古河市宾馆合乎规矩，虽然不是一个系统的，毕竟是他是部级领导，古河市委市政府也应该出面接待一下。
考虑到市委书记徐文博
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